System rezerwacji w apartamentach – 87 stolików więcej w sezonie
Zamiast rezerwacji tylko przez telefon, otworzyliśmy grafik online. Okazało się, że 34% gości woli rezerwować stolik o 23:00, gdy nikt nie odbiera biura.
Bistro Widok w Mrągowie traciło klientów, bo nikt nie odbierał telefonu wieczorami. Wprowadziliśmy prosty system rezerwacji online, który działa sam, gdy obsługa śpi.
Wyzwanie
Właściciel, pan Mariusz, zauważył dziwną rzecz. Każdego ranka na firmowej komórce wisiało po 7-9 nieodebranych połączeń z poprzedniego wieczoru. Ludzie szukają stolika na kolację lub obiad na kolejny dzień, siedząc wieczorem z telefonem w ręku. W Bistro Widok rezerwacje przyjmował kelner, ale tylko do 18:00. Potem telefon milczał.
Dodatkowo, w samym szczycie obiadowym kelnerzy biegali między stolikami i rzadko kiedy mieli czas podejść do słuchawki. Szacujemy, że około 16% potencjalnych gości rezygnowało i szukało innego miejsca w Mrągowie, gdzie mogli zaklepać miejsce szybciej. Szkoda czasu na błędy w Excelu, a co dopiero na tracenie gości przez głuchy telefon.
Podejście
Zespół Mazury Streamline Experts nie chciał wywracać restauracji do góry nogami w środku sezonu. Spędziliśmy 3 dni w bistro, żeby zobaczyć, jak personel zarządza stolikami na tarasie. Wybraliśmy proste narzędzie, które wyświetla grafik na tablecie przy barze.
Skupiliśmy się na tym, żeby proces dla klienta był krótki. Rezerwacja musi zająć mniej niż 47 sekund. Przeszkoliliśmy 4 osoby z obsługi w dwa popołudnia. Szczerze mówiąc, na początku barman kręcił nosem, że to kolejna rzecz do klikania, ale szybko zobaczył, że telefon przestał dzwonić w najbardziej gorących momentach wydawania dań. To po prostu działa, gdy każdy zna swoje zadanie.
Rozwiązanie
Wdrożyliśmy system zsynchronizowany z wizytówką Google i Facebookiem bistro. Teraz klient widzi przycisk 'Zarezerwuj stolik' bezpośrednio w wyszukiwarce. Dodaliśmy funkcję automatycznych SMS-ów z potwierdzeniem.
Każdy stolik w Bistro Widok otrzymał swój cyfrowy odpowiednik w systemie. Kelner widzi teraz na jednym ekranie, który stolik jest wolny, a który zajęty na najbliższe 2 godziny. System sam blokuje miejsca, więc nie ma mowy o pomyłce i nakładaniu się rezerwacji. Dodaliśmy też opcję zostawienia krótkiej notatki dla obsługi, co bardzo polubili goście planujący urodziny czy rocznice.
Rezultaty
Sezon 2024 pokazał, że ludzie na Mazurach chcą rezerwować cyfrowo. Bistro obsłużyło rekordową liczbę gości bez chaosu przy wejściu.
Harmonogram
-
3 Lipca 2024Analiza ruchu telefonicznego i ustawienie struktury stolików.
-
8 Lipca 2024Konfiguracja systemu i integracja z wizytówką Google Maps.
-
12 Lipca 2024Szkolenie personelu (zajęło dokładnie 1h 15min).
-
14 Lipca 2024Pełny start systemu i monitoring pierwszych rezerwacji.
"Sceptycznie podchodziłem do nowinek, bo u nas zawsze był zeszyt. Ale jak zobaczyłem, że rano mam 6 nowych rezerwacji zrobionych w nocy, to przestałem narzekać. Konkrety na stół: system zarobił na siebie w pierwszy tydzień."