Skrócenie czasu odprawy o 43% w pensjonacie pod Giżyckiem
Zastąpiliśmy papierowe karty meldunkowe tabletem połączonym z CRM. Goście meldują się teraz w 2 minuty zamiast 5, a recepcja ma czas na rozmowę o atrakcjach regionu.
Wywaliliśmy stertę papierów, które wiecznie zagracały blat na recepcji pod Giżyckiem. Właściciel miał dość tego, że goście po 4 godzinach jazdy w korkach musieli jeszcze stać w kolejce i wpisywać PESEL długopisem, który rzadko kiedy pisał.
Wyzwanie
W Pensjonacie Jeziorna Przystań zmierzyliśmy czas stoperem. Średni check-in trwał 4 minuty i 52 sekundy na jedną rodzinę. Przy 13 pokojach i wspólnym przyjeździe o godzinie 16:00, ostatni gość czekał prawie 50 minut w małym lobby. Recepcjonistka, pani Beata, traciła potem dodatkowe 2 godziny wieczorem na ręczne przepisywanie tych danych do Excela, gdzie co chwila zdarzały się błędy w numerach dowodów.
Podejście
Nasz technik spędził w obiekcie 3 dni robocze. Nie robiliśmy wielkiej rewolucji, tylko usiedliśmy z obsługą, żeby zobaczyć, co ich najbardziej irytuje. Wybraliśmy lekki system CRM, który nie ma tysiąca zbędnych przycisków. Skupiliśmy się na jednej funkcji: szybkim zbieraniu danych przed przyjazdem i prostym podpisie na tablecie na miejscu.
Rozwiązanie
Wdrożyliśmy system automatycznych wiadomości. Teraz gość dostaje SMS z linkiem o 9:00 rano w dniu przyjazdu. Może uzupełnić swoje dane jeszcze na parkingu albo w domu. Kiedy wchodzi do pensjonatu, pani Beata podaje mu tablet, gość składa jeden podpis palcem i odbiera klucze. Dane same wskakują do bazy, a system automatycznie przygotowuje fakturę na koniec pobytu.
Rezultaty
Kolejki w lobby zniknęły całkowicie, a pani Beata ma teraz czas, żeby każdemu gościowi zaproponować zimny kompot albo polecić dobrą wypożyczalnię łódek w okolicy. To po prostu działa i oszczędza nerwy obu stronom.
Harmonogram
-
12 Kwietnia 2024Obserwacja pracy recepcji i pomiar czasu check-in
-
23 Kwietnia 2024Konfiguracja bazy danych i szablonów SMS
-
4 Maja 2024Montaż tabletów i szkolenie 3 pracowników
-
15 Maja 2024Uruchomienie systemu dla wszystkich gości
"Szkoda czasu na błędy w Excelu, których mieliśmy mnóstwo. Bałem się, że starsi klienci nie polubią tabletów, ale idzie im to szybciej niż z papierem. Mazury Streamline Experts nie lali wody, tylko zrobili co trzeba."